Sanal SekreterlikOfis maliyeti oluşturmadan profesyonel karşılama ve mesaj yönetimi kazananın.

İhtiyacınıza göre planlanan operasyon

01Marka dilinize uygun senaryo02Eğitimli müşteri temsilcisi03Düzenli sonuç raporu

Planlı ve ölçülebilir

Sanal Sekreterlik nasıl değer üretir?

Sanal sekreterlik, sabit bir ofis resepsiyonu kurmadan gelen aramaların şirket adınızla karşılanmasını, arayan bilgisinin alınmasını ve mesajların ilgili kişilere ulaştırılmasını sağlar. Hizmet; özellikle toplantı, saha çalışması veya yoğun işlem sırasında telefonlara düzenli yanıt veremeyen ekipler için kontrollü bir iletişim katmanı oluşturur.

Karşılama metni, departman ve kişi listesi, müsaitlik kuralları, acil durum tanımı ve mesaj iletim kanalı başlangıçta belirlenir. Temsilci yetkisi dışında bilgi vermek yerine doğru soruları sorar, görüşmenin amacını kaydeder ve tanımlanan yönteme göre aktarım ya da geri dönüş notu oluşturur.

Hizmet standardı

Operasyonun temel bileşenleri

Kurumsal karşılama

Arayanları şirket adınız ve belirlediğiniz iletişim diliyle karşılayın.

Eksiksiz mesaj

İsim, iletişim bilgisi, arama amacı ve uygun geri dönüş zamanını düzenli kaydedin.

Kontrollü aktarım

Yalnızca tanımlı kişi, saat ve konu koşulları sağlandığında canlı yönlendirme yapın.

Kesintisiz iş odağı

Ekibiniz toplantı veya saha işine odaklanırken aramaların kayda alınmasını sağlayın.

4 adımda başlangıç

İhtiyaçtan canlı operasyona

Karşılama metni, rehber, müsaitlik ve aciliyet kuralları hazırlanır; mesaj formatı ile aktarım senaryoları deneme aramalarıyla doğrulanır.

İhtiyaç analizi

Sanal Sekreterlik için hedef, hacim, saat ve başarı kriterleri belirlenir.

Senaryo ve sistem

Karşılama metni, soru akışı, yönlendirme ve kayıt alanları hazırlanır.

Eğitim ve test

Temsilciler marka, hizmet ve istisna senaryolarıyla eğitilir; test çağrıları yapılır.

Rapor ve gelişim

Operasyon sonuçları izlenir; kalite geri bildirimleriyle süreç geliştirilir.

Sık sorulanlar

Sanal Sekreterlik hakkında

Teklif öncesinde kapsamı netleştiren temel sorular.

Sanal sekreter arayan kişiye şirketimiz hakkında hangi bilgileri verebilir?

Yalnızca önceden onaylanan şirket, hizmet, çalışma saati ve yönlendirme bilgileri paylaşılır. Fiyat, taahhüt veya uzman görüşü gerektiren konular ilgili kişiye bırakılır.

Canlı aktarım yapılmadan önce ne kontrol edilir?

Arayanın adı, arama nedeni, aktarılacak kişinin uygunluğu ve belirlenen saat veya konu koşulları kontrol edilir; koşullar sağlanmıyorsa geri dönüş mesajı alınır.

Mesajlar ekibimize hangi yöntemle iletilebilir?

Proje yapısına göre e-posta, tanımlı mesajlaşma kanalı veya görev sistemi kullanılabilir. Mesajın içeriği ve iletim sıklığı başlangıçta kararlaştırılır.

Birden fazla marka veya departman aynı hat yapısında yönetilebilir mi?

Hat ve çağrı ekranı doğru marka ya da departmanı gösterecek şekilde yapılandırılabiliyorsa her biri için ayrı karşılama, rehber ve mesaj kuralları tanımlanabilir.

Operasyonunuzu birlikte kuralım

Sanal Sekreterlik için kapsamı ilk görüşmede netleştirelim.

Arama saatlerinizi, ekip rehberinizi ve mesaj beklentinizi paylaşın; şirketinize uygun sanal sekreterlik akışını hazırlayalım.

01 İhtiyacı paylaşın02 Modeli belirleyelim03 Teklifinizi hazırlayalım

Teklif Al