Mesai dışı erişilebilirlik
Belirlenen gün ve saatlerde arayanları marka adına karşılayarak talebin kaybolmadan kayda alınmasını sağlayın.
Çözümler
Mesai Dışı Çağrı KarşılamaOfis kapalıyken gelen talepleri kaybetmeden kayıt altına alın.
Gerçek iş problemlerine ölçülebilir yaklaşım
01Sorunu netleştirin02Akışı birlikte tasarlayın03Sonucu düzenli ölçün
Planlı ve ölçülebilir
Mesai Dışı Çağrı Karşılama nasıl değer üretir?
Mesai dışı çağrı karşılama, ofis kapandıktan sonra, hafta sonunda veya resmî tatillerde gelen aramaların yanıtsız kalmasını önlerken işletmenin sürekli tam kadro çalışmasını gerektirmez. Arayan kişiye hangi bilgilerin verilebileceği, hangi taleplerin kaydedileceği ve hangi durumlarda nöbetçi ekibin devreye alınacağı saat dilimine göre açıkça tanımlanır.
Her mesai dışı talep acil değildir ve her konu anında çözülemez. Bu nedenle temsilci; onaylı temel bilgileri paylaşır, gerekli iletişim ve talep ayrıntılarını alır, aciliyet beyanını kurumun kurallarına göre sınıflandırır ve uygun sonraki adımı bildirir. Ertesi iş gününe bırakılan kayıtlar sorumlu ekibe eksiksiz devredilir.
Hizmet standardı
Operasyonun temel bileşenleri
Aciliyet ayrımı
Standart bilgi taleplerini, ertesi güne bırakılabilecek kayıtları ve nöbetçi aktarımı gerektiren durumları farklı akışlarda yönetin.
Kontrollü nöbetçi aktarımı
Yalnızca tanımlı koşullar karşılandığında görevli kişiye ulaşın; kişisel iletişim bilgilerini arayanla paylaşmadan aktarım yapın.
Sabah devir listesi
Gece ve tatil günlerinde alınan kayıtları konu, öncelik ve beklenen işlem bilgisiyle ilgili ekibe iletin.
4 adımda başlangıç
İhtiyaçtan canlı operasyona
Mesai takvimi, paylaşılabilecek bilgiler, aciliyet ifadeleri, nöbetçi listesi ve ertesi iş günü devir yöntemi vardiya başlamadan önce tanımlanır.
İhtiyaç analizi
Mesai Dışı Çağrı Karşılama için hedef, hacim, saat ve başarı kriterleri belirlenir.
Senaryo ve sistem
Karşılama metni, soru akışı, yönlendirme ve kayıt alanları hazırlanır.
Eğitim ve test
Temsilciler marka, hizmet ve istisna senaryolarıyla eğitilir; test çağrıları yapılır.
Rapor ve gelişim
Operasyon sonuçları izlenir; kalite geri bildirimleriyle süreç geliştirilir.
Sık sorulanlar
Mesai Dışı Çağrı Karşılama hakkında
Teklif öncesinde kapsamı netleştiren temel sorular.
Mesai dışı karşılama ile 7/24 çağrı merkezi aynı hizmet midir?
Hayır. Mesai dışı model işletmenin kapalı olduğu belirli saatlerde devreye girer; 7/24 model ise günün tamamında kesintisiz operasyon planı gerektirir. Kapsam gerçek çalışma takvimine göre belirlenir.
Gece gelen her çağrı nöbetçi personele aktarılır mı?
Genellikle hayır. Aktarım yalnızca işletmenin önceden tanımladığı konu ve aciliyet koşullarında yapılır. Diğer talepler kaydedilip uygun bilgilendirmeyle sonraki iş gününe devredilebilir.
Bayram ve resmî tatiller için farklı senaryo kullanılabilir mi?
Evet. Tatil takvimi, geçici çalışma saatleri, kapalı birimler ve özel yönlendirme mesajları önceden hazırlanarak ilgili tarihlerde ayrı akış uygulanabilir.
Mesai dışında alınan kayıtlar sabah ekibine nasıl iletilir?
Proje altyapısına göre CRM görevi, güvenli liste, e-posta bildirimi veya entegrasyon kullanılabilir. Kayıtta arayan bilgisi, talep özeti, öncelik ve beklenen işlem alanları bulunur.
İlk görüşmede netleştirelim
Mesai Dışı Çağrı Karşılama için doğru çözüm modelini birlikte çıkaralım.
Kapalı olduğunuz saatleri, çağrı konularını ve nöbetçi kurallarınızı paylaşın; mesai dışı karşılama ve devir planını birlikte hazırlayalım.
Bugün nerede kayıp yaşıyorsunuz? Hangi sonucu büyütmek istiyorsunuz? Başarıyı nasıl ölçeceğiz?
Projenizi anlatınİhtiyacınıza göre hazırlanan net bir teklif alın.Teklif İste